Standaard instellingen

 

Aanbevolen invoersequentie:

Gebruik onderstaande volgorde om een projectplan in te voeren. Met name standaardinstellingen en algemene projectgegevens niet als eerste stappen goed zetten zal problemen veroorzaken in de volgende stappen.

WBS = Work Breakdown Structure

 

Standaard instellingen:

Voor je aan je projectplan begint stel je best eerst een aantal defaults goed in:

Ga naar ‘Bestand’ > opties > planning

Bekijk daar “Kalenderopties voor een specifiek project”. Klopt wat daar staat met de werkorganisatie voor jouw project ? Pas aan waar nodig. Is de situatie complexer dan wat je hier kunt uitdrukken: geen erg, straks bekijken we nog de project kalenders waar je dit veel fijnmaziger kunt regelen. Maar je moet wel zorgen dat de totale duur van een werkweek in uren klopt en dat de duur van een werkdag overeenkomt met de duur van je werkweek gedeeld door 5 (als je 5 werkdagen hebt)

Laten we het voorbeeld van een bachelorproef nemen: Je bent 1 dag per week vrij om aan de bachelorproef te werken, bijvoorbeeld de maandag. 8 uur dus op maandag. Veronderstel dat de rest van de je nog eens 8 uur zal werken aan je eindwerk, bijvoorbeeld iedere avond 2 uur (in realiteit zul je vaak niets doen tijdens de week, en dit werk tijdens het weekend verrichten, maar dat doet er niet toe – het gaat erom dat we ervan uitgaan dat je 8 + 8 uur = 16 uur per week als uren per week beschikbaar hebt om te werken.

Om straks op de tijdsas geen fouten te krijgen met “duur” moet je nu wel het aantal uren per dag instellen op 16 uren / 5 dagen = 3,2 uren per dag. Dat dat de maandag meer is, en andere dagen minder kun je hier niet instellen, maar straks wel in de kalender. Het is wel belangrijk dat je nu voor 3,2 uren kiest, anders kloppen straks de doorlooptijden van je taken niet meer.

 

Resources in percentage of eenheden ?

Als straks resources, zoals bijvoorbeeld de werknemers die de taken zullen uitvoeren, toegewezen worden, wil je dan redeneren met "eenheden" (1 is 1 persoon, of wens je met percentage te werken (200 % is 2 personen).
 
Wellicht voel je eenheden als natuurlijker aan. 

Ga naar ‘Bestand’ > opties > planning

 
Onder “Planning”: kies voor ‘decimalen’ als eenheden als je liefst 1 persoon (resource) als “1” uitdrukt. Zoniet wordt dit straks 100% en dien je 3 personen als 300% in te voeren.

Manueel of automatisch gepland

Een tool zoals MS-Project dient meer dan een louter project tekentool te zijn: Het is de bedoeling dat de tool straks probeert automatisch tot de optimale schikking in de tijd van de taken te komen. Standaard staat dit mechanisme echter uitgeschakeld.

Ga naar ‘Bestand’ > opties > planning

Onder “plannings opties voor dit project”: Als je niet “automatische gepland” kiest, dan zullen straks taken links een “punaise” tonen. Dat betekent dat ze niet automatisch in de tijd gaan schuiven. Als je met je ontwerp start wil je bij aanvang meestal wel dat er automatische geschoven wordt tot een optimale planning bekomen wordt. Kies dus hier voor automatisch.