Projecten in functionele organisatie
Dit is de meest gebruikelijke organisatievorm binnen bedrijven. Medewerkers zijn binnen het bedrijf in teams of afdelingen gegroepeerd op basis van de functie, vaak een mix van onderstaande groepeercriteria:
- Op business functie: vb. Marketing, Service, Legal
- Op product of dienst (vb. een computerbedrijf kan een afdeling “consumer devices” hebben en een afdeling “professional products”),
- Op basis van geografie (vb. BeNeLux organisatie met een afdeling Vlaanderen/Nederland in Roozendaal en een afdeling Brussel/Wallonië/Lux gevestigd in Namen.)
Hoe doe je een project in een functionele organisatie?
Bij de initiatie van een project wordt een projectmanager aangesteld die een team dient te vormen door mensen uit de verschillende afdelingen van het bedrijf op te nemen in een virtueel projectteam. Mensen zijn een deel van hun tijd aan het project toegewezen en hebben mogelijk nog andere taken en andere projecten waarin ze een rol spelen.
Voordeel
- Dit lijkt kost efficiënt: resources worden op meerdere projecten en opdrachten ingezet tot ze een vrijwel 100% werkbelasting hebben.
- Een nieuw project(je) opzetten is eenvoudig – enkel de resources dienen in de resourceplanning gereserveerd te worden voor dit project door de projectmanager
- Je hebt meer expertise opbouw: Specialismen blijven gegroepeerd in het bedrijf.
- Bedrijfsidentiteit is goed aanwezig
- Bedrijfsstandaarden doorheen het bedrijf zullen makkelijker aangehouden worden.
Nadeel
- Projecten zijn moeilijk te managen: Projectleden kunnen actief zijn in andere projecten of activiteiten waarvan ze oordelen dat die belangrijker zijn. Hun directe manager kan instructies i.v.m. prioriteiten geven die in conflict staan met de noden van de projectmanager. Je krijgt daardoor moeilijk “commitment” van je teamleden om op te leveren op tijd en met kwaliteit.
- Budget kan moeilijk liggen: Budgetten worden vaak aan “afdelingen” gegeven i.p.v. aan projecten (vb. Marketing heeft een marketing budget). De manager van de marketing afdeling wil mogelijk niet dat een deel van zijn budget in jouw project opgebruikt wordt. De projectmanager zal veel budgetdiscussies dienen op te lossen om zijn resources toegewezen te krijgen.
- Projecttaken kunnen uit het oog verloren geraken binnen alle andere taken die iemand dient te vervullen.
- Vaak is er geen duidelijke “project sponsor” in het bedrijf: een hiërarchisch hooggeplaatste manager die zijn schouders onder het project zet en het bedrijf in beweging kan zetten om het project te doen slagen.