Projecten in matrix organisatie
In een matrix organisatie probeert men het beste van 2 werelden te combineren: de voordelen van kost efficiëntie en het groeperen van specialistische kennis die een functionele organisatie biedt met de voordelen van een projectorganisatie waar alle neuzen op dat ene project gericht zijn (focus en heldere verantwoordelijkheden).
Matrix wordt gebruikt waar men mensen best groepeert in een specialisme o.w.v. kennisopbouw en management redenen, maar ze tijdelijk tezamen brengt.
Medewerkers zijn functioneel gegroepeerd (specialisme, geografisch, business), en worden dan in projecten ingeschoven wanneer dat nodig is. De projectmanager heeft dan tijdelijk volle autoriteit over deze medewerkers voor de taken in scope van het project. Ieder project heeft een projectmanager die zijn team specialisten aanstuurt.
Bedrijven die vaak projecten uitvoeren zetten vaak ook een functionele groep op die de pool van fulltime projectmanagers bevat en de standaarden en best practises voor project management vastlegt. De manager van de projectmanagers is dan de “project director”. Men spreekt van een “project office”. Grotere multinationals zoals Hewlett Packard, Microsoft werken steeds zo.
Voordeel
- Kost efficiënte inzet van resources en opbouw van kennis door specialismen gegroepeerd te houden zoals in de functionele organisatie.
- Sterkere projectleiding en “commandostructuur”. De functie van “project director” is de geknipte persoon met de juiste macht binnen het bedrijf om als projectsponsor op te treden en zaken te deblokkeren als de projectleider te weinig “macht” heeft om in je bedrijf iets voor het project gedaan te krijgen.
- Is erg flexibel: projecten kunnen vrij snel gestopt en gestart worden – Er is toch genoeg werk in je bedrijf en wie vrijkomt zal door de resourceplanning wel op andere taken gezet worden.
- Omdat projectmanagers in een pool van projectmanagers zitten delen ze ervaring met elkaar en kunnen ze professioneel versneld groeien in de rol van projectmanager.
- Project hebben meestal hun eigen budget.
Nadeel
- Veel interne communicatie, interne onderhandeling (budget transferts, resources) en interne meetings nodig
- Er kan wat competitie tussen projecten zijn, vooral als ze dezelfde resource willen te gebruiken (bijvoorbeeld een medewerker die als “zeer competent” gekend staat).
- Medewerkers zullen nog steeds aan enkele projecten werken.
- Job evaluatie: als enkel de functionele manager de job evaluatie doet wordt mogelijk geen rekening gehouden met de input die bijvoorbeeld de projectleiders waarvoor die persoon gewerkt heeft kunnen geven: zorg dat die informatie gecapteerd en verwerkt wordt bij jaarlijkse evaluatie.
Finale organisationele tips
- Zorg dat er een “Director of Projects” is die als bekwame manager gerespecteerd wordt in het bedrijf en macht heeft.
- Zorg voor project managers die het vakdomein beheersen (vb. Prince2 certificatie, wat een project management methodologie is), best in een project office verzameld
- Projects hebben hun eigen budget om resources in het bedrijf te gebruiken.
- De wil moet er zijn in het bedrijf om medewerkers uit te lenen aan projectwerk.