WAAROM PROJECTEN MISLUKKEN

 
Twee op drie van alle projecten faalt, groot en klein, altijd en overal. Het maakt niet uit in welke branche of sector, ze gaan allemaal op identieke wijze de mist in. We lijken maar geen einde te kunnen - of durven - maken aan deze eeuwige faalspiraal. 
 

Veel voorkomende oorzaken van mislukking zijn:

 
 
 
  • Een onjuiste planning, bijvoorbeeld omdat ze niet zorgvuldig, met voldoende overleg en gebaseerd op een goed ontwerp opgesteld werd.
     
  • Projectleden kunnen teveel zaken aan hun hoofd hebben. Misschien zijn ze met andere operationele taken en andere projecten bezig en werd in hun planning niet formeel werktijd vrijgemaakt voor dit project.
     
  • Projectleden kunnen onvoldoende bekwaam zijn: Het heeft weinig zin een taak toe te wijzen aan een projectlid die daar niet de geschikte competenties voor heeft. Laat men die situatie bestaan door die persoon verder te laten aanmodderen op een taak die hij niet beheerst wordt het enkel erger. Dit gebeurt vaak vanuit sociale of hiërarchische redenen (men durft de werknemer niet te vervangen)
     
  • Veel kleine afwijkingen maken één grote. De projectleider dient de vooruitgang van het project nauwgezet te bewaken en in te grijpen
     
  • Soms begint een activiteit gewoonweg te laat. Men is bijvoorbeeld afhankelijk van een extern element dat te laat gebeurt (het vrijmaken van een budget, een vergunning die laattijdig toegekend wordt,...)
     
  • Projectmedewerkers willen het “te mooi” maken. Architecten, consultants, ingenieurs leggen vaak hun hart in het ontwerp waardoor men iets veel duurder en later oplevert dan de klant accepteert en voor ogen had.
     
  • Materiaalverlies door bijvoorbeeld diefstal op de werf.
     
  • Te optimistische planning: Misschien heeft de klant een planning opgelegd die onmogelijk is, maar toch aanvaard werd om de deal te winnen. Niemand heeft zijn vinger durven opsteken...
     
  • Te late levering, bijvoorbeeld van machines, onderdelen, een bouwvergunning laat taken te laat starten.
     
  • Project wordt tegengewerkt. Dit treedt vooral op als het een project betreft dat bijvoorbeeld door automatisatie tot job verlies aanleiding geeft. Medewerkers van je projectteam of bij de opdrachtgever of zelfs externen (vb. een milieu actie groep, een politieke partij, de overheid) kunnen er om allerlei redenen belang bij hebben dat het project mislukt. Achterhouden van informatie nodig voor het doen slagen van het project is een typische tegenwerkingstechniek.
     
  • Renteverliezen. Indien toeleveranciers in dollar dienen betaald te worden, en een ongunstige koerswisseling treedt op. Of indien de rente stijgt wat de voorfinanciering plots veel duurder maakt
     
  • Herstellen van fouten, bijvoorbeeld een fout in het ontwerp die laattijdig opgemerkt wordt - dat neemt tijd
     
  • Calamiteiten kunnen optreden: brand, storm, staking,... Vaak kun je die wel inschatten en je erop voorbereiden binnen risicobeheersing;
     
  • Definitiewijzigingen: Meestal ligt de klant/opdrachtgever hier aan de bron: Een klant die van het doel een “moving target” maakt door steeds zaken te wijzigen. Met name indien contract en projectoffice zwak zijn en dit toelaten. Zorg voor een sterker contract door voldoende detail in je projectvoorstel op te nemen en laat de klant dit aftekenen voor je begint. Dit betekent niet dat je wijzigingen steeds zal weigeren, maar wel dat je extra tijd en budget laat vrijmaken door de opdrachtgever.
     
  • Vergeten voorbereiding. Het project start “brutaal” zonder dat voorbereidende maatregelen genomen werden.
     
  • Vergeten afwerking. In de eindfase goed testen, proefdraaien, een piloot, een acceptatiefase en “after care” voorzien vermijden dit;
     
  • Onduidelijk doel/opdracht. Vaak weet de klant bij aanvang van het project niet precies hoe de oplossing er moet uitzien. Indien de leverancier er niet in slaagt dit toch helder te formuleren tot een duidelijk doel riskeer je mislukking.
     
Het is onvermijdelijk dat in jouw project wel iets van bovenstaande gebeurt. Wellicht zal jouw bedrijf regelmatig projecten uitvoeren. Niet is zo erg als niet formeel leren uit je fouten...

 

Altijd een "lessons learned" sessie houden met je team na een project ! 

En dit documenteren zodat een nieuw team bij volgend project dit opneemt!