Project controle

Je projectplan is nu klaar, je project start. Vrij snel zul je merken dat het anders verloopt dan je in de planning opgenomen had. Een van de hoofdtaken van een projectmanager is het bewaken van budget, oplevermoment en de kwaliteit van wat opgeleverd wordt.

In dit hoofdstuk bekijken we enkele technieken die de projectmanager kan hanteren om te documenteren en bij te sturen bij uitvoering van het project.

Het kritieke pad bewaken

 

Het kritieke pad is een begrip uit de theorie van projectplanning dat aangeeft welke activiteiten in een tijdsplanning de einddatum bepalen.  Het is een planningstechniek die toelaat om de totale ‘uitvoeringstermijn’ van een project te  berekenen op basis van de benodigde tijd van de verschillende taken. Het laat ook toe om te voorspellen welk effect vertraging van bepaalde subtaken zal hebben op die uitvoeringstermijn van het globale project.

In de planning van een project ontstaat een kritiek pad als sommige van de uit te voeren activiteiten (of 'taken') van andere activiteiten afhankelijk zijn, bijvoorbeeld omdat de ene activiteit pas kan starten nadat een andere activiteit is voltooid. Zo kunnen bij het bouwen van een huis de muren pas gemetseld worden als de fundering gereed is en het dak kan pas gemaakt worden als de muren klaar zijn.  Activiteiten liggen in het kritieke pad, als het schuiven van de activiteit het schuiven van de einddatum veroorzaakt.

Wil je een project inkorten, focus dan op de activiteiten die zich op het kritisch pad bevinden. Probeer die in te korten (bijv. er meer resources op plaatsen – alhoewel dit niet altijd helpt, integendeel zelfs). Of kijk na of bepaalde taken niet parallel mogen verlopen, of wat overlappend, enz...

Houd er wel rekening mee dat het kritieke pad dynamisch is: Verander je de duur of plaatsing van een taak, dan kan het gebeuren dat het kritieke pad verspringt naar een ander pad.

Kritieke pad = ∑ kritieke taken
Kritieke taak = Taak zonder speling (en: “no slack”)

De projectmanager dient extra aandacht te besteden aan taken die zich op het kritieke pad bevinden, immers zodra daar iets mis gaat duurt je project langer.: 

  • Kijk na of resources beschikbaar zijn wanneer nodig voor een kritieke taak
  • Neem resources weg van een niet kritieke taak en wijs die toe aan een kritieke taak indien deze dreigt uit te lopen.
  • Bewaak zorgvuldig kritieke taken en zorg voor rapportering over het verloop van die taken
  • Versnel de planning door resources toe te voegen op die kritieke taken waar de grootste tijdsverkorting mogelijk is. 
  • Identificeer of bepaalde taken niet tezelfdertijd kunnen uitgevoerd worden (fast tracking) zodat we de kans op vertraging in het kritisch pad verkleinen.
  • Het is mogelijk dat een projectplan meerdere kritische paden heeft. Of één kritisch pad en een aantal andere paden die bijna kritisch pad worden. Als dat het geval is spreekt men van een “gevoelig” projectplan. Hoe gevoeliger een projectplan, hoe groter het risico op vertraging en hoe moeilijker de taak van de projectmanager wordt. 
  • Na een wijziging steeds nakijken of je kritiek pad niet versprongen is.

 

Je maakt het kritieke pad zichtbaar door rechtsboven in GanttProject op “critical path” te klikken. Kritieke taken worden nu voorgesteld met een arcering. Hoofdtaken die deel uitmaken van het kritieke pad hebben rode begin en eindmarkeringen.

 

Een baseline gebruiken.

Een baseline is het originele plan zoals oorspronkelijk voorzien. Door een baseline op te stellen heeft een projectmanager een referentie waartegen hij de huidige toestand van zijn project kan afspiegelen. Het zou immers een grote verrassing zijn dat ons oorspronkelijke plan 100% klopt met hoe het in de realiteit verloopt. We moeten dus de afwijking in het oog houden.

Als je oorspronkelijk projectplan “af” is, stel dat projectplan dan in als de baseline. Voer dan je project uit. Als je projectplan gestuurd door de realiteit moet veranderen, breng dan die veranderingen aan. Je kunt dan een overlay uitvoeren van je baseline met de huidige toestand van je project om te analyseren hoe groot de afwijking wordt.

Is je oorspronkelijk projectplan klaar, klik rechtsboven op “Baseline”>Add> . In dit geval bijvoorbeeld: "oorspronkelijk plan".

Het is mogelijk meerdere baselines bij te houden die je op verschillende momenten in de levenscyclus van het onderhoud van je projectplan vastlegt.

% afgewerkt


Als projectmanager volg je intens op hoe het met de vooruitgang van iedere taak gesteld is. Tenminste wekelijks check je met de owners van een taak af hoe het ermee gesteld is. Een betere practice is een korte dagelijkse check, bijv. de "9-o clock status call" waarbij je een korte (15 min) conference call opzet met de teamleden van je project en ieder kort aangeeft waar men staat, wat men vandaag gaat doen en wat pijnpunten zijn. Je documenteert best die status in je projectplan. Hierdoor wordt het visueel ook duidelijk waar dient ingegrepen te worden en waar extra ruimte gecreëerd werd door voorop op het schema te zitten..
 

Om het afwerkingspercentage van een taak in te voeren dubbelklik je op het bolletje links van een taak. In het properties scherm vul je het “progress” veld in met een percentage tussen 0 en 100.

Snelle invoer is ook mogelijk door het vooruitgangspercentage als een kolom te tonen. Plaats de muis in de kolomtitels, RMK > manage columns > Completion > show selected

In het Gantt diagramma worden de percentage visueel voorgesteld door een vette lijn in de taakbalkjes. Bemerk dat indien deze zwarte lijn links voor de datum van vandaag eindigt je achterstand hebt met deze taak, en indien ze rechts van de datum van vandaag komt je voorsprong hebt.

Realiteit t.o.v. baseline?

Als je project wat op drift slaat (en dat zal waarschijnlijk wel eens gebeuren...), dan kun je makkelijk het oorspronkelijke plan vergelijken met je huidig plant: Klik rechtsboven op “Baseline” en kies de naam van de baseline waarmee je wil vergelijken.

Je krijgt nu de 2 projectplannen boven elkaar te zien. Als de oorspronkelijke taak vroeger kwam dan nu, dan is wordt die oorspronkelijke taak rood getoond. Kwam de oorspronkelijke taak later, dan wordt ze groen getoond. Verloop ze precies zoals gepland, dan is de opmaak grijs.