Nu dienen we nog resources, eerst en vooral medewerkers dus, toe te wijzen aan de taken. Hierdoor plannen we wie wanneer nodig is en sporen we conflicten op, en krijgen we ook een idee van de arbeidskost die bij dit project hoort.

Rollen vastleggen

Voor we hieraan beginnen leg je vast welke rollen/jobprofielen er nodig zijn om dit project uit te voeren. Je kunt dan later benoemde personen vastleggen in die rol. Voorbeeld van enkele rollen die bij het voorbeeld van "het bouwen van een app" zinvol zijn: administratief medewerker, financieel analist, grafisch ontwerper, systeembeheerder, programmeur, technical writer, software analist, ontwerper, project manager, team leader, legal specialist, digitale marketing specialist,...

Leg je lijst met rollen aan via: Project > Properties > Resource roles

Resources vastleggen

Eens je de rollen hebt, dien je concreet personen in te plannen in die rollen. Klik op de tab  “Resources Chart”.

Je kunt in het linker gebied nu een lijst aanleggen van de personen die actief worden in je project. Dat kan via RMK of via Ctrl-H of via het menu bovenaan Resources > New resources

In de pop-up die verschijnt vul je de naam van de persoon in, zijn contactgegevens, zijn standaard rol (het is mogelijk iemand bij een taak een andere rol te geven dan zijn standaard rol als deze dat aan kan)

In het veld “Standard rate” vul je de dag kost in voor deze resource. Let op, wat men meestal hier invult wordt in een bedrijf de “fully loaded cost” genoemd. Dat is een bedrag die groot genoeg is om niet enkel het bruto loon van de werknemer en zijn voordelen in natura te dekken, maar bevat meestal ook wat %budget ter ondersteuning van de “algemene diensten” van het bedrijf zoals gebouw, sales&marketing, management, HR,...). De dagprijs die je invult dient zonder winstmarge te zijn: Je geeft altijd in projectplanning alle bedragen in als kost, en pas als je het eindtotaal weet wordt geredeneerd over de van toepassing zijnde winstmarge die dient toegevoegd.

Enkele realistische dagprijzen voor een Belgische situatie in een wat groter bedrijf uit de technologiesector in een “fully loaded cost” aanpak:

• Projectmanager: 800 Euro
• Consultant: 800...1500 Euro
• Programmeur: 350 Euro
• Administratief medewerker : 200 Euro

Resources off-time

Naast de algemene bedrijfskalender die we bij aanvang aangelegd hebben dient ook nog per medewerker bijgehouden te worden wanneer deze medewerker vrij heeft of niet kan meedraaien in dit project. Iedere resources heeft zijn eigen privé kalender waarin periodes kunnen opgenomen worden waarbij deze medewerker niet werkt bovenop de periodes die reeds voor het bedrijf vastgelegd werden.

Selecteer de Tab “Days off” om periodes toe te voegen wanneer deze werknemer niet werkt:

Resources toewijzen aan een taak

Nu kun je bij iedere taak nadenken over de resources die nodig zijn om die taak tot een goed einde te brengen.

Door nauwkeurig in te schatten per resource per taak hoeveel tijd deze aan die taak dient te spenderen bereik je 2 zaken: Je bent de loonkosten veroorzaakt door je project aan het verzamelen, en je bent een werkplanning voor je medewerkers aan het opstellen waarbij ernaar gestreefd kan worden om iedereen een redelijke werkbelasting te geven.

Mocht je ook “middelen” (materiaal, gereedschap, andere kosten) koppelen aan de taken dan heb je een volledig beeld van je projectkosten. GanttProject is momenteel niet gesofisticeerd genoeg om ook deze kosten op te nemen. Bij gebruik van professionelere planningssoftware zoals bijv. MS-Project kan dit wel.

Om dubbeltelling te vermijden is het aanbevolen om enkel aan alle deeltaken resources te koppelen, dus niet aan hoofdtaken.

Invoer: Selecteer de tab “Gantt” zodat je opnieuw de watervalvoorstelling van je project ziet. Dubbelklik op het bolletje links van de taak. In het venster “properties” kies je nu de tab “Resources”. Voeg de resources toe die je nodig acht als medewerkers op deze taak. Denk goed na over het percentage inzet voor iedere resource. Als bijvoorbeeld een taak ingeschat is met een duur van 5 dagen, en resource Jan heeft een halve dag werk te vervullen voor deze taak, dan stel je 10% in voor Jan. 10% van 5 dagen is immers 0,5 dus een halve dag. Zorg ook dat je de juiste rol kiest voor je resource. Die mag afwijken van de standaard rol van die persoon op voorwaarde uiteraard dat naar jouw inschatting die resource die andere rol aankan. Bij iedere taak is het een goede praktijk om één persoon als de verantwoordelijke voor de goede afloop van die taak aan te stellen. Vink bij die persoon het veld “coordinator” aan.

Totale loonkost van je Project?

Het je je resources correct toegewezen, dan kun je nu makkelijk opvragen hoeveel ieder deel van je project aan loonkost heeft.

Eerst dien je de kost kolom zichtbaar te maken. Plaats je muispointer boven de kolomtitels links in de “Gantt” view. Dan RMK > manage columns > Cost > Show Selected.

Bij hoofdtaken zie je nu een subtotaal van de kosten veroorzaakt door de deeltaken. Bij de taak “Begin” zie je nu een algemeen totaal. Nu begrijp je wellicht waarom het een goed idee is om een hoofdtaak “Begin” te hebben die links van de andere taken staat: die heb je nodig om je totale kost te krijgen (en ook bijv. totale duur indien je die kolom zichtbaar hebt)