Definitie fase

 

Wat ?

 
De bouwstenen voor het project verzamelen:
  • Het gewenste resultaat definiëren
  • Randvoorwaarden bepalen
  • Activiteiten vastleggen
  • Middelen bepalen & inschatten (geld, tijd,…)
  • Risico’s & opportuniteiten
 
Vervolgens gewenste projectresultaat verfijnen & vastleggen. Het eerst intern laten valideren en vervolgens laten valideren door de klant
en toetsen aan de SMART-principes.
 

Activiteiten identificeren

 
De activiteiten lijsten we op aan de hand van een W.B.S.
 
 
Welke grote clusters aan activiteiten zijn er?
 

Een voorbeeld van een eenvoudige WBS

 
 

Nr

Taak

Afdeling

Duurtijd

Voorgaande taak

1

opstellen marktonderzoeksplan

Marketing

2w

 

2

maken van definitief productontwerp

R&D

6w

 

3

ontwerpen productierouting

Productie

3w

2

4

ramen productiekosten

Productie

3w

3

5

opstellen routingrapport

Productie

1w

4

6

maken prototypes

R&D

5w

2

7

uitvoeren testprogramma's

R&D

4w

6

8

opstellen testrapport

R&D

2w

7

9

ontwerpen brochure

Marketing

3w

1;2

10

marktonderzoek

Marketing

5w

9

11

opstellen marktonderzoeksrapport

Marketing

2w

10

12

opstellen eindrapport

Projectmgr

2w

5;8;11
 

Definitiefase: randvoorwaarden

Enkele voorbeelden
  • Confidentialiteit: het project zelf, of de resultaten, of gevoelige informatie, …
  • Financiële kosten: beperkt houden, vooraf goed te keuren door zaakvoerder
  • De normale werkzaamheden mogen niet verstoord worden door het onderzoek
  • Project vraagt intense & gestroomlijnde communicatie tussen projectteam & zaakvoerder: wekelijkse statusmeetings nodig.  Klant moet tijd maken!
  • Geen emoties bij onderzoek: Zorg voor een goede communicatie voor, tijdens & na de bevraging zodat werknemers zich minder zorgen maken (vb. bij vrees voor ontslagronde)
  • Project af te werken tegen eind maand X.
  • Werklast: 5 x 180 uren = 900 uren budget aan werkuren.
  • Hinder omgeving (vb.: geen werfverkeer bij begin/einde lessen nabijgelegen school)
 

Definitiefase: middelen

 
  • Labour (Werkuren)
  • Software (Licenties, abonnementen)
  • Materialen (uit stock, te kopen, leasen…)
  • Maintenance (onderhoudscontracten)
  • Diensten: Hulp of expertise van anderen (partners, onderaannemers, interims, vrijwilligers, …)
  • Kosten (Travel & hotel, GSM, financieringskosten (rente), verzekeringen)
 
Middelen zijn niet onbeperkt in kwantiteit, kwaliteit & timing & de prijs van die middelen kan fluctueren.