Definitiefase: risico's en opportuniteiten
Onderwerp al je bouwstenen aan een risico- en opportuniteitsanalyse :
- gewenste resultaat
- activiteiten
- randvoorwaarden
- middelen
Waar kan het mislopen? Wat is de impact als er iets misloopt?
Idem met opportuniteiten: efficiënties, synergiën,…
Interview je medewerkers om hun input te krijgen over waar men risico's en opportuniteiten ziet. Leg een lijstje aan van alle risico's waar men maar aan kan denken. Die moet je dan sorteren naar het uiteindelijke gevaar dat ze betekenen voor je project - m.a.w. een risicoanalyse uitvoeren.
Praktisch: werk met 2 criteria & 3 levels voor zo’n risicoanalyse:
- Risk = Low / Medium / High
- Impact = Low / Medium / High
Met "Risk" bedoelt men de waarschijnlijkheid dat dit echt zal gebeuren. Als de kans klein is dat het gebeurt, spreekt men van low risk.
Met "Impact" bedoelt men hoe zwaar de gevolgen zijn voor je project als dat risico zich echt voordoet
Als er straks met risicobudget dient gerekend te worden zal men met een vermenigvuldigingsfactor werken die het bedrag toegewezen aan het risico zal verminderen:
Als een risico 1000 euro kosten veroorzaakt als het optreedt, en het risico op dit risico is "Low", dan wordt het risicobudget gecorrigeerd op 1000 x 17% = 170 Euro
Voor "impact" dien je te bekijken welke bedragen men kan verdragen in het project, en zo de intervallen voor low, medium, high definiëren gekoppeld aan de budgettaire impact.
Tenslotte combineert men de score voor impact en risk. Wat in onderstaande tabel als "rood" staat is uiterst gevaarlijk voor je project. Een medium impact met laag risico op voorkomen vergt weinig aandacht van het managementteam.
Risicobehandelingstechnieken:
Vaak heeft een team last van "tunnelvisie". Men ziet niet alle mogelijkheden om die risico's die men ontdekt heeft aan te pakken. Je kunt uit die tunnelvisie ontsnappen door in 4 kwadranten na te denken over een risico, te kijken of je oplossingen voor het risico kunt bedenken uit die 4 kwadranten en dan beredeneerd voor de beste te gaan.
Wat zijn die 4 kwadranten?
- Vermijden: je kunt een risico verwijderen door gewoon iets compleet anders te gaan doen zodat dit risico niet kan optreden. Vb.: Je bent bang voor het stormrisico op je evenementen tent. Wel, doe iets anders: ga voor de polyvalente zaal i.p.v. een tent, en je risico is foetsie...
- Verminderen: verbeter je oplossing. Plaats zware betonblokken als extra beveiliging voor de spankoorden van je tent, dan weerstaat hij beter een storm.
- Transfer: Geef de hete aardappel die het risico vormt aan een andere partij door, zoals de klant, een verzekeringsmaatschappij, de gemeente,... Dat pak je contractueel aan. Vaak is een klant bereid dat te doen omdat voor hem de beste prijs van het project vaak het belangrijkste is, en jij je prijs kan verlagen als dat risico weg is.
- Accepteren: Je hebt nagedacht over het risico, en beslist om niets te doen en te hopen voor het beste. Wat je in die situatie wel moet doen is een potje geld aanleggen
