Hoe een Project beheersen?
- Het opgeleverd product niet voldoet aan de verwachtingen – Het “WAT” is niet van voldoende kwaliteit.
- Als het niet tijdig opgeleverd wordt – Het “WANNEER” ligt niet in lijn met de verwachtingen
- Als het budget overschreden wordt – Het “HOEVEEL” werd onderschat
Wat zeker zal helpen is goed organiseren en goed informeren van alle betrokkenen in het project. Projecten mislukken vaak omdat de projectorganisatie, zowel bij het projectteam als bij de klant niet kloppen met de noden voor het project. (bijvoorbeeld je projectteam als leverancier is er wel, maar de klant heeft langs zijn kant geen team opgezet om de implementatie goed op te vangen). Vaak lopen zaken in een project fout omdat men niet goed communiceert over wat er te gebeuren staat.
De GOKIT factoren
Men spreekt vaak van “GOKIT” factoren als de 5 factoren die als beheersaspecten bij de voorbereiding en uitvoering van een project van belang zijn. De projectmanager en de opdrachtgever moeten hier echt wel aan alle 5 voldoende aandacht besteden
- Geld (G)
- Organisatie (O)
- Kwaliteit (K)
- Informatie (I)
- Tijd (T)
Geld
Organisatie
Zijn er goede overlegstructuren binnen het projectteam en met de opdrachtgever? Zit de taakverdeling binnen het team goed? Worden beslissingen kordaat en goed overlegd genomen? Is er nagedacht over de aansturing en de managementstructuren binnen je projectteam? (vb.: een team van 10 arbeiders heeft wellicht een parttime “field coördinator” nodig). Zijn de ondersteunende rollen die voor het goed functioneren van je project vereist zijn wel opgenomen in de organisatie? (vb. assistant, trainer, technical writer, project office). De projectmanager dient het aspect “organisatie” te ontwerpen en te bewaken, en dit zowel binnen het projectteam als ook voor de vereiste “touchpoints” met de opdrachtgever.
Kwaliteit
Informatie
Heb je als projectleider nagedacht over wie wat moet weten? Veel projecten mislukken omdat teamleden en de opdrachtgever bepaalde informatie of instructies niet doorgegeven of ontvangen hebben. Wordt er formeel gedocumenteerd. Is er een projectarchief? Werd een gebruiksvriendelijk collaboratieplatform opgezet waarop het project gedocumenteerd en gearchiveerd wordt en waarop teamleden formeel en informeel informatie uitwisselen? Is er een terugkoppelproces naar de projectmanager en opdrachtgever zodat men tijdig te weten komt dat iets mogelijk fout loopt? Een belangrijke rol van de projectleider is het faciliteren, aanmoedigen en bewaken van die informatiedoorstroming.
Tijd
Beheersing in de praktijk
- Planning vooraf (T)
- Voortgangsbewaking (T, I)
- Overleggen (I, O)
- Planning aanpassen (T)
- Bewaking budget (G)
- Bewaking kwaliteit (K)
- Verspreiding en archivering info (I)
- Bewaking projectdoel (O)
- Bedreigingen project (O)
Dus hoe ziet die projectmanagement taak er dan uit?
- Schematiseren
- Budgetteren
- Organiseren van middelen
- Bijhouden van actuele gegevens
- Rapportage