Hoe een Project beheersen?

 
Wat vereenvoudigd kan men stellen dat een project succesvol is als het eindresultaat de juiste kwaliteit biedt, op tijd opgeleverd werd aan de voorziene kostprijs:
 
 
 
 
Een project is gedeeltelijk mislukt als
  • Het opgeleverd product niet voldoet aan de verwachtingen – Het “WAT” is niet van voldoende kwaliteit.
  • Als het niet tijdig opgeleverd wordt – Het “WANNEER” ligt niet in lijn met de verwachtingen
  • Als het budget overschreden wordt – Het “HOEVEEL” werd onderschat
 
Dit zijn duidelijk de 3 belangrijkste beheersaspecten van een project. Maar het zijn niet de enige.
 
Naast de Tijd, Kwaliteit en Geld factoren dien je ook nog je project goed te sturen.

Wat zeker zal helpen is goed organiseren en goed informeren van alle betrokkenen in het project. Projecten mislukken vaak omdat de projectorganisatie, zowel bij het projectteam als bij de klant niet kloppen met de noden voor het project. (bijvoorbeeld je projectteam als leverancier is er wel, maar de klant heeft langs zijn kant geen team opgezet om de implementatie goed op te vangen). Vaak lopen zaken in een project fout omdat men niet goed communiceert over wat er te gebeuren staat.

 
Vandaar dat we in ons schema nog 2 ondersteunende blokje: “Informatie” en “Organisatie” toegevoegd hebben:
 
 

De GOKIT factoren

Men spreekt vaak van “GOKIT” factoren als de 5 factoren die als beheersaspecten bij de voorbereiding en uitvoering van een project van belang zijn. De projectmanager en de opdrachtgever moeten hier echt wel aan alle 5 voldoende aandacht besteden

  • Geld (G)
  • Organisatie (O)
  • Kwaliteit (K)
  • Informatie (I)
  • Tijd (T)
 

Geld

 
Een goede budgettering maakt duidelijke hoeveel het project gaat kosten. De projectleider bewaakt het budget. Met name wijzigingsverzoeken en het uitlopen van taken leiden snel tot een overschrijding van het voorziene budget. Ook risico's die zich voordoen brengen extra kosten met zich mee
 

Organisatie

Zijn er goede overlegstructuren binnen het projectteam en met de opdrachtgever? Zit de taakverdeling binnen het team goed? Worden beslissingen kordaat en goed overlegd genomen? Is er nagedacht over de aansturing en de managementstructuren binnen je projectteam? (vb.: een team van 10 arbeiders heeft wellicht een parttime “field coördinator” nodig). Zijn de ondersteunende rollen die voor het goed functioneren van je project vereist zijn wel opgenomen in de organisatie? (vb. assistant, trainer, technical writer, project office). De projectmanager dient het aspect “organisatie” te ontwerpen en te bewaken, en dit zowel binnen het projectteam als ook voor de vereiste “touchpoints” met de opdrachtgever.

 

Kwaliteit

Is men precies aan het bouwen wat de opdrachtgever wenst. Zal het doen wat de opdrachtgever voor ogen had? Zal de kwaliteit in overeenstemming zijn met de verwachtingen. Technieken die hierbij helpen in je projectplan zijn het voorzien van een testplan, acceptatieprocedures, een piloot (proefdraaien)
 

Informatie

 

Heb je als projectleider nagedacht over wie wat moet weten? Veel projecten mislukken omdat teamleden en de opdrachtgever bepaalde informatie of instructies niet doorgegeven of ontvangen hebben. Wordt er formeel gedocumenteerd. Is er een projectarchief? Werd een gebruiksvriendelijk collaboratieplatform opgezet waarop het project gedocumenteerd en gearchiveerd wordt en waarop teamleden formeel en informeel informatie uitwisselen? Is er een terugkoppelproces naar de projectmanager en opdrachtgever zodat men tijdig te weten komt dat iets mogelijk fout loopt? Een belangrijke rol van de projectleider is het faciliteren, aanmoedigen en bewaken van die informatiedoorstroming.

 

Tijd

Krijgt de opdrachtgever het resultaat opgeleverd op het afgesproken tijdstip. De projectleider dient met de teamleden af te toetsen of de tijdsinschatting realistisch is. Bij uitvoering van het project verzorgt de projectleider bewaking van de voortgang en bijsturing waar nodig. Teamleden dienen hun tijdsgebruik binnen het project te verantwoorden. De projectleider dient hier met een gezonde kritische blik mee om te gaan.
 

Beheersing in de praktijk

In de praktijk houdt dit o.a. in dat volgende taken zorgvuldig dienen te gebeuren. Tussen haakjes vind je de GOKIT factoren die hier positief kunnen beïnvloed worden.
  • Planning vooraf (T)
  • Voortgangsbewaking (T, I)
  • Overleggen (I, O)
  • Planning aanpassen (T)
  • Bewaking budget (G)
  • Bewaking kwaliteit (K)
  • Verspreiding en archivering info (I)
  • Bewaking projectdoel (O)
  • Bedreigingen project (O)
 

Dus hoe ziet die projectmanagement taak er dan uit?

 
Ze omvat zeker:
 
  • Schematiseren
  • Budgetteren
  • Organiseren van middelen
  • Bijhouden van actuele gegevens
  • Rapportage